niko在想什麼?

空間整理有技巧 

你是不是常懊惱：房間剛整理過沒多久，怎麼又亂了？專家提醒你，除了決心、體力，加上垃圾袋，要讓空間利用更有效率，「整理」還有釵h個人技巧……


作者：吳韻儀 　出處：天下雜誌 



新年新希望，希望辦公室與家裡都乾乾淨淨、整整齊齊。

先看看下面這些問題：

　走在房間裡，常踩到東西嗎？

　找東西的時間常超過一分鐘嗎？

　接電話的時候，老是碰翻東西嗎？

　已經看不到辦公桌的桌面了嗎？

　檔案夾漲得快支撐不住了嗎？

　如果你的回答都是肯定的，那你可是真的需要大掃除一番。

　不用不好意思，你只是和釵h人一樣，沒上愈來愈普遍的「亂」毛病。

　抬頭看看四周的同事，會發現釵h人的桌上都堆了一落又一落想看還沒看、看過留下來備用的報章資料。

　家裡也是一樣。現在資訊爆炸加上產品推陳出新的速度加快，買回家的舊愛和新歡不斷累積，將原本就不寬敞的空間，愈堆愈亂。

　混亂的環境，直接傷害工作效率。因為找不到資料而延誤時間，把做過的工作再做一遍、甚至兩遍，大概是每個人都不陌生的經驗

　



專業整理師


　

　怎麼辦呢？美國商業週刊報導，對愈來愈亂的生活環境，釵h美國人已經束手無策，請來專門整理辦公室與家庭的專業整理師（professional organizer）治「亂」。有些整理高手的費用，每小時高達兩百美元。

　加州陽光樂運動器材目錄公司（SunFun Corp.）的總裁歐布萊恩，過去常常被辦公室中的東西絆倒。在經過專業整理師的治理後，他從辦公室清理出七百五十磅（三百四十公斤）的立圾。從此，歐布萊恩再也不用擔心在辦公室內受傷，工作效率也大幅提升。在清理前，他處理顧客訂單的時間是兩個星期，現在只要兩天，進步驚人。

　你不一定要花大錢請專家，只要有決心、準備足夠的垃圾袋，採納整理專家的意見，自己動手一樣可以打擊髒亂，為新的一年奠定高效率基礎。

　在開始整理前，大家先要有正確的整理觀念：只整理出整潔的環境還不夠，必須要理出條理，才能真正提高效率。

　美國專業整理師協會主任丹頓（Stephanie Denton）指出，整齊（neat）與條理（organized）不一樣。一般人常以為，整理就是把東西都收進櫃子裡、整齊地排在架子上，或是放進檔案夾中，就大尼i成了。其實不然。只是排列整齊而沒有條理，找東西還是像玩捉迷藏一樣，費時又費勁。

　



不美、不愛都丟掉


　

　要將環境理得有條有理，第一步就是把垃圾通通丟掉。丹頓整理法的第一原則，就是將不美的、不愛的、沒有用的都丟掉。

　這聽起來容易，但是要確實做到還真有點困難。大學時代的筆記、以前花了不少錢買來的電腦，樣樣都像有感情的聯繫，愈放愈捨不得丟。看過的與想看還沒看的書報雜誌、褪了流行的衣服，也釵酗@天還用得到，很難送進垃圾桶。

　在美國職業母親雜誌（Working Mother）一篇報導中，整理專家史卡夫指出，釵h人把不用的東西都留著、掛著，心想如果那一天有需要，就可以立刻取用，省下再出門買東西的時間與金錢。但實際的情況是，我們在真的需要這些東西的時候，卻怎樣也找不到，因為它們早就被一樣又一樣捨不得丟的東西淹沒了，反而更耗費時間與精神。

　根據史卡夫的經驗，如果你已經一年沒用過這樣東西，你大概就不需要、可以丟了。而且現在網路、圖書館發達，釵h捨不得丟的資料都可以從其他管道找到，不必樣樣留在身邊，製造麻煩。

　在整理房間時，你不妨問自己：我最近用過這樣東西嗎？這份文件無法從別處取得嗎？這些收據報稅時用得到嗎？如果你的答案是否定的，或是猶豫久久不能決定，那樣東西就該丟了。

　



整理是為了找得到


　

　清理完垃圾後，就進入整理條理的階段。

　丹頓指出，整理東西應該採用找東西的邏輯，從「我會到哪裡找這樣東西」的角度來思考，而不是「我該把這樣東西放在哪裡」，才不會老是找不到東西。

　分類、建立檔案，有助於整理出條理。每個人可以依照自己的習慣，用日期、顏色、項目建立檔案。

　檔案中的每一份資料都應該標上年、月、日，便於日後檢視資料的時效。每一次翻壁仵蛂A都可以順便檢查整個檔案夾，隨時丟棄過期的資料，減輕負擔。

　如果檔案夾中的文件超過三十份，就應該再分細類。如果檔案夾中只有一份文件，你就是分類分過頭了。

　丹頓還有一種「四十三個檔案」的建檔方式。她為釵h顧客建立十二個月份加上三十一天的四十三個檔案，做為每日工作的備忘錄。例如你在一月時接到一個將於三月十日召開的會議通知，就可以陸陸續續將有關這個會議的資料，先放入「三月」的檔案中。到三月時，再將會議的相關資料整理放入「十日」的檔案夾。到了三月十日那一天，所有相關資料都已齊備，不用再四處蒐尋了。

　丹頓也建議大家，新建立的檔案要試用一段時間，碰到不順手的地方，立刻改進，才能規劃出最適合自己的檔案系統。

　除此之外，整理專家也歸納出整理家庭的幾項要領。

　家是大家的，大家都有責任，應該先由全家一起決定那些東西該整理，一起將要整理的地方排出優先順序，而不是互相指責對方製造髒亂。

　接著列出整理計劃，清楚記下整理的項目、每個人所分擔的職責，以及每個人完成工作所要的時間與工具。

　每個人可以將自己的工作再分為幾個小步驟，分散擠進每天的行程表中，減少整理的壓力。

　



改掉寫便條的壞習慣


　

　髒亂就像是雜草，一旦種子落地萌芽，就以驚人的速度擴散。所以在一切整理就緒後，還要進一步減少未來發生髒亂的可能。

　首先要改掉隨手在信封背後、便條貼紙上記電話號碼、寫靈感的習慣，這是混亂的開始。學習把這類零碎資料與每天行程，記在記事本或是電腦軟體中，從小地方養成有條有理的習慣。

　除了要有好習慣，還要有後續的整理規劃。例如在五月清理冬天的衣服，年終或是工作量較輕的週末，做一年一度的檔案大掃除。

　不過，丹頓也提醒大家，不要整理成癮，每天就是整理又整理，變成整理的奴隸。辦公桌偶爾亂一下並無大礙，畢竟，整理只是讓生活變得更美好的一個過程而已。

　整理到這個階段，你應該已經感受到整理的成效。你會發覺空間變大了、時間的障礙少了，找東西再也不費力，心情也隨之輕鬆。

　更重要的是，有條有理的環境讓你重新成為生活的主宰，覺得一切都在自己的掌控之下。如果天天看著髒亂，就會感覺一直被釵h惱人的瑣事追著跑。

　如果你想獎勵自己的辛苦，專家建議，最好不要買禮物，改為請朋友、同事參觀你的成果，既能避免製造以後的髒亂，也可加強自己的成就感。

　其實，整理也是一樣投資選擇。先投入一部份的時間與精神，可換取日後更寬廣的空間與更充裕的時間，的確是值得選擇的新春投資標的。